Alerte : Réunionite aigue.

Ah, la réunion… le meeting, le stand-up, le project committee… quel que soit le nom qu’on lui donne, on la dit fédératrice, nécessaire, incontournable pour faire avancer les dossiers.

Mais soyons honnêtes, ce n’est pas toujours le cas.

Nous avons tous connu ces réunions :

• Sans ordre du jour défini.

• Sans annonce du sujet en amont.

• Avec des participants qui ne savent ni pourquoi ils sont là, ni ce qu’on attend d’eux.

• Où l’organisateur monopolise la parole sans concertation.

• Et sans compte rendu, si bien que l’on reparle la semaine suivante… des mêmes sujets.

Résultat : 1h à 1h30 de perdu, sans réelle production, au détriment de ce pour quoi vous avez été embauché(e). Et dans une journée déjà bien remplie, ces réunions deviennent un fardeau plus qu’un levier.

Le seul intérêt de ces réunions mal cadrées ? Créer du lien. Mais d’autres possibilités existent, plus intelligentes, plus efficaces.

Faut-il supprimer toutes les réunions ?

Non. Mais dans un monde du travail où l’optimisation du temps est un levier de performance, il devient urgent de faire preuve de pragmatisme et de structure.

Une réunion devient nécessaire quand…

• Vous devez diffuser une grande quantité d’informations à un groupe.

• Vous êtes face à une problématique qui nécessite l’intelligence collective.

• Vous devez recueillir les positions individuelles et collectives sur une situation donnée.

Et pour qu’elle soit efficace ? Quelques règles simples :

• Définir l’objectif de la réunion.

• Sélectionner uniquement les personnes concernées par le sujet.

• Préparer un agenda précis et timé.

• Envoyer l’invitation avec :

  Les attentes collectives et individuelles.

  L’agenda détaillé.

  Les documents utiles (compte rendu précédent, éléments de travail…).

• Prévoir du temps pour :

  Préparer votre intervention (arguments, supports).

  Rédiger et envoyer un compte rendu clair dans les 48h.

Réunion & gestion du temps : une équation à revoir.

Une réunion d’une heure… c’est souvent le double en temps de préparation.

Si vous enchaînez plus de 3 réunions par jour, interrogez-vous :

• Quelle a été votre réelle contribution aujourd’hui ?

• Où se situe votre valeur ajoutée dans ces séquences ?

L’excès de réunions n’a aucun sens :

• Ni pour le collaborateur (fatigue, perte de sens).

• Ni pour l’entreprise (perte de temps, de productivité, de budget).

  
  

Chers rebelles éclairés, la prochaine fois que vous programmez ou acceptez une réunion, posez-vous les bonnes questions.

Et si vous osiez réduire pour mieux avancer ?