La prise de poste est une phase clé dont les enjeux sont cruciaux pour l’entreprise et la nouvelle recrue. Chacun y investit de l’énergie, du temps et et de l’argent, mais trop souvent cette phase est mal exploitée par les entreprises, les managers, les services RH et le candidat. Résultat :
- Un recrutement sur deux échoue après 12 mois.
- 4% des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée, 17 % pendant la première semaine et 32 % le premier mois.
- 45% des démissions ont lieu la première année.
- 65% des nouveaux employés consultent à nouveau les offres d’emploi dans les 91 jours suivant leur embauche.
Alors, comment anticiper ces écueils ?
La réussite d’une prise de poste repose sur une collaboration tripartite entre le candidat, le manager et le service RH. Chacun soit s’impliquer dans le processus de manière individuelle et interpersonnelle pour bâtir des bases solides à une collaboration durable. Voici des pistes pragmatiques et innovantes dédiées à chacun pour anticiper les échecs de l’intégration et assurer la réussite de la prise de poste.
Côté candidat : préparation et dédication comme maîtres mots
Préparez votre arrivée
En tant que candidat, vous vous apprêtez à une rejoindre une aventure professionnelle, un collectif et un projet déjà en marche. La première clé de succès de votre prise de poste réside dans la préparation de votre arrivée : renseignez-vous sur l’entreprise, son histoire, ses fondateurs, ses dirigeants, sa stratégie, son organisation à la fois grâce à Internet mais aussi en demandant des informations à votre futur manager. Il est ensuite important de préparer votre premier jour : renseignez-vous à l’avance sur les horaires de travail, la tenue vestimentaire souhaitée et le programme de votre arrivée.
Redoublez d’efforts les premiers jours
Informations exponentielles à intégrer, noms à mémoriser, espaces à repérer, organisation à comprendre : la familiarisation avec un nouvel environnement de travail est complexe et demande de votre part un investissement et une concentration extrêmes. Travaillez votre attitude : soyez curieux, ouvert, n’hésitez pas à vous re-présenter à chaque entrevue avec l’un de vos nouveaux collègues et à lui poser des questions ! La première impression détermine souvent la suite, aussi on attendra de vous une écoute attentive, une forte curiosité et une attitude respectueuse de l’ordre établi.
Tissez des liens durables
Connectez-vous à votre manager et votre équipe. Laissez vos pauses café et déjeuner libres pour passer du temps avec eux et apprendre à les connaître de manière plus informelle. Demandez à chacun un point en « one-to-one » pour comprendre son rôle au sein de l’organisation, ses enjeux, ses réalisations, ses objectifs. Préparez en amont votre storytelling : de quelle manière allez-vous vous raconter pour faire la meilleure impression ? Vous pouvez adapter votre discours en fonction des 4 types de personnalité professionnelle : analyste, contrôleur, rêveur, persuasif - et de votre rapport hiérarchique ou organisationnel avec chaque interlocuteur.
Capitalisez sur la formation
La plupart des entreprises prévoient un programme d’« onboarding », consistant en un certain nombre d’actions permettant de faciliter l'arrivée d'un nouveau salarié au sein de l'entreprise. Ne négligez pas cette période qui vous permettra d’acquérir des savoirs importants sur l’entreprise, sa culture, ses valeurs et sa stratégie d’une part, sur sa politique RH / marque employeur d’autres part, mais aussi des éléments plus opérationnels sur ce que l’on attend de vous très concrètement. Un ensemble d’outils extrêmement utiles qui vous permettront d’aborder votre nouveau poste avec toutes les cartes en main.
Investissez votre poste en profondeur
Lors de votre arrivée, faites le point avec votre manager sur le contenu de votre fiche de poste, vos objectifs et ce qu’il attend de vous au cours des premières semaines. Cela vous permettra dès le début d’orienter vos interactions et la prise d’informations vers cet objectif. N’hésitez pas à vous renseigner sur les accomplissements de votre prédécesseur, sur les points qui auraient pu pêcher, sur les enjeux du moment à la fois du point de vue de l’entreprise, de votre manager mais aussi de votre équipe. Toutes ces données formelles et subjectives vous aideront à hiérarchiser et clarifier vos actions, à vous exprimer de manière authentique et à réaliser un début de mission efficace et apprécié qui vous donnera confiance pour la suite.
Côté Manager : accorder du temps et de l’espace au nouvel arrivant
Préparer l’arrivée « opérationnelle » du nouveau collaborateur
L’une des clés de succès de l’intégration d’un nouveau collaborateur consiste à lui offrir un cadre d’arrivée rassurant et motivant. Cela passe bien évidemment par :
- Lui fournir toutes les informations logistiques en amont : horaire d’arrivée, plan et itinéraire pour se rendre dans les locaux, dress code, programme de la première journée.
- Lui attribuer un bureau ou un espace de travail.
- Anticiper la mise en place de toute la partie logistique : ordinateur, téléphone professionnel, identifiants pour les outils de bureautique, ligne téléphonique fixe, badge d’accès, badge cantine et machine à café : en bref, tout ce qui va permettre au collaborateur d’être rapidement autonome dès le premier jour.
- Organiser la première journée avec des moments clés : petit-déjeuner d’accueil, présentation des locaux, présentation de l’équipe, mise à disposition de documentation, etc.
Accorder le temps nécessaire à votre nouvelle recrue
L’intégration d’un nouveau collaborateur prend du temps et il vous faudra aménager les premières semaines de son intégration de manière à le mettre dans des dispositions idéales pour mener sa mission à bien : prévoir des rendez-vous et des déplacements auprès de ses interlocuteurs clés, organiser des points d’avancement réguliers, vous assurer de sa bonne compréhension des enjeux, valider ses missions prioritaires et formaliser les premiers rendus et KPIs attendus. C’est le moment clé de la construction de votre relation et de votre manière de fonctionner ensemble : profitez-en pour nouer des liens et installer des process, une organisation et une confiance solides.
Gérer le tempo de la période d’essai
Les premiers premiers mois sont cruciaux puisqu’ils permettront aux deux parties de tester la validité de leur collaboration. En tant que manager, vous devez organiser cette période de manière à donner à votre recrue toutes les chances d’exprimer son potentiel, de trouver sa place au sein de l’équipe, de proposer un rapport d’étonnement, des pistes d’amélioration pertinentes et de parvenir à de premiers livrables prometteurs. D’un point de vue interpersonnel, vous devez avoir cerné sa personnalité, ses forces et faiblesses, pour ne pas avoir de mauvaise surprise une fois le candidat validé dans ses fonctions. Votre relation doit être déjà suffisamment solide pour que vous soyez serein sur la pertinence du recrutement.
Côté RH : miser sur l’expérience collaborateur
Offrir une vision claire du processus d’onboarding à toutes les parties
En tant que RH, vous venez mettre de l’huile dans les rouages pour faciliter à tous points de vue cette nouvelle collaboration et lui assurer réussite et durabilité. Cela consiste pour vous à formaliser un processus d’onboarding de chaque nouveau collaborateur, qui lui sera communiqué avant même son arrivée ainsi qu’à son manager. Ce processus détaille les différentes étapes de la prise de poste et de l’intégration du nouvel arrivant de manière à éliminer au maximum les risques de tensions et d’échec.
Les enjeux sont en effet énormes pour l’entreprise d’un point de vue humain et financier :
- Un onboarding raté coûte en moyenne 7000 euros
- Coût du turnover : entre 100 et 300% du salaire de l’employé
- Un onboarding parfait consiste en plus de 150 tâches
- 82% des entreprises ne s’estiment pas prêtes au moment d’accueillir une recrue
- 80% des nouvelles recrues prennent la décision de rester dans l’entreprise au cours des 6 premiers mois
- Un nouvel employé met en moyenne 6 à 8 mois avant d’être pleinement opérationnel
Il incombe donc aux services RH d’assurer la meilleure coordination possible dans le cadre de l’intégration d’un candidat, et ce bien après les premiers jours au sein de l’entreprise. Les meilleures méthodes d’onboarding ont un processus qui dure de trois à six mois, voire même jusqu'à 12 mois, comprenant des étapes clés importantes à formaliser.
Digitaliser l’onboarding pour gagner en temps et en efficacité
Des logiciels comme Workelo permettent aujourd’hui aux services RH de rassembler sur une plateforme digitale un maximum d’étapes du processus d’onboarding et d’en maximiser l’efficace grâce à un suivi en temps réel et des outils de reporting.
Il est ainsi possible de mettre à disposition des nouvelles recrues via un dashboard numérique les documents administratifs, un kit de bienvenue, des documents à lire, des tâches à réaliser, des parcours de formation et d’e-learning, des réunions ou des évènements clés, des rendez-vous managériaux et RH d’étape, etc.
Offrant à chacun une vision d’ensemble claire, une telle plateforme optimise, rassure, cadre et maximise les chances de réussite d’une prise de poste.
Allons voir du côté des startups et des pureplayers qui rivalisent d’ingéniosité pour proposer des parcours atypiques à destination des nouvelles recrues : de bonnes idées pour mettre les candidats dans de bonnes dispositions, les intégrer plus rapidement et fidéliser les talents !
- Parrain/marraine – chaque nouveau salarié se voit attribuer un “buddy”. Celui-ci est en charge de le prendre sous son aile et de l’accompagner dans son intégration.
- Breakfast with the Boss – il s’agit d’une heure entre les nouveaux arrivants et le PDG, pour en apprendre davantage sur l’entreprise et poser des questions.
- Goûter des nouveaux – un goûter mettant à l’honneur toutes les nouvelles têtes.
- Vis ma vie – partager une journée de travail avec un autre membre de l’entreprise pour découvrir son métier.
- Intergation Days - parcours composé de défis sport, jeux, de découverte des projets, de mise en relation avec les équipes
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La réussite de la prise de poste dépend donc de l’implication de tous les acteurs : candidat, manager et service RH.
Chacun doit y investir du temps, de la rigueur, de l’énergie, faire preuve de curiosité, d’implication et d’assertivité, dans un contrat implicite de transparence, et ce tout au long du processus d’intégration. Il est donc extrêmement important pour chacun d’avoir en tête la temporalité, les points d’étapes et les objectifs attendus pour faire converger ses actions et ses attentes. Sciences du comportement, transformation digitale et innovations RH sont en plein développement au sein des entreprises pour venir nourrir cette étape clé de l’expérience collaborateur.