Ah la réunion, le meeting, le stand up, le project committee ou autre nom à la mode pour te désigner.
On te dit fédératrice, importante voire même nécessaire pour le bon fonctionnement de l’entreprise et l’avancement des dossiers….Et bien je ne suis pas vraiment d’accord !
Nous avons tous assisté à des réunions où :
Le sujet n’est pas annoncé à l’avance
L’agenda n’est pas défini
Les participants ne savent pas ce qui est attendu d’eux
Les participants ne savent même pas pourquoi ils ont été invités ( est-ce que c’est pour des raisons politiques, des raisons business, pour une expertise…bref c’est un peu flou) mais c’est une récurrence dans mon agenda donc j’y vais ….
L’organisateur nous fait un monologue sans fin
Il n’y a pas de compte rendu donc en général quand on se rencontre la semaine suivante et on débat à nouveau de choses qui ont été vues les fois précédentes
En gros, pour être faire simple et concrète : nous perdons 1 h ou 1h30 de votre temps par réunion où nous ne sommes pas en capacité de faire de la prod (c’est-à-dire ce pourquoi nous avons été embauchés) alors que vous avez bien d’autres choses à faire.
Le seul bénéfice que je trouve à ce type de réunion est de créer du lien dans l’entreprise mais honnêtement il existe de alternatives beaucoup plus smart pour arriver à cette nécessité.
Attention, Attention je ne suis en train de dire qu’il faut bannir toutes formes de réunions au sein de l’entreprise, je dis que dans un monde du travail ou l’optimisation du temps devient un levier performance, s’ouvrir à plus de pragmatisme et d’organisation permet de soulager les emplois du temps surchargés.
Alors vous devez certainement vous demander qu’est-ce qu’une réunion nécessaire et comment la mettre en place.
Une réunion devient nécessaire quand vous ne pouvez pas faire autrement que de réunir les différentes parties prenantes.
C’est le cas quand :
Nous devons diffuser une quantité d’information importante à une même population. On ne va pas s’amuser à faire une série de tête à tête
Nous sommes face à une problématique qui nécessite la contribution des participants pour arriver à une solution
Nous avons besoin d’obtenir la position individuelle et du groupe face à une situation donnée
Une fois la question de la nécessité abordée, comment être efficace en tant qu'organisateur?
Un peu d’organisation n’a jamais tué personne !
Je définis mon objectif.
Je décide quelles sont les personnes indispensables à la résolution de mon problème
Je définis un agenda timé en trouvant un équilibre entre efficacité
J’adresse mon invitation à mon public cible en communiquant :
- Mes attentes globales et individuelles aux participants
- L’agenda
- En fournissant éléments nécessaires aux participants (compte rendu des dernières réunions, le lien vers les documents de travail pour le RDV,...)
5. Une fois la structure définie, je prévois du temps
- Pour préparer ma réunion ( discours, arguments à présenter, support à projeter)
- Pour produire un compte rendu et l’envoyer dans les 48H au plus tard après la fin de la réunion
Réunion et gestion du temps
Si nous faisons les choses en prenant un peu de recul, il est clair qu’organiser ou participer à une réunion d’une heure nécessite au moins le double du temps en préparation.
Quand on place plus de 3 réunions dans une même journée de travail, demandons nous quelle a été notre productivité, notre valeur ajoutée bref ma contribution dans cette journée quand on passe 80% de notre temps en réunion.
Hors mis créer une forme de lien social et satisfaire une partie de notre égo, l’excès de réunion n’est n’a pas de sens pour le collaborateur et devient un gouffre financier pour l’entreprise.
Chers rebels éclairés, je sais que désormais avant de mettre en place une réunion ou d’accepter un meeting request vous saurez vous poser les bonnes questions !!!!